管理業務の中で一番初めにできる効率化・コストダウンはオーナーWEBアプリの導入だった。
株式会社ネクステップ
- 管理部資産管理課 課長
- 西 真一様
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- 管理業務の中で一番初めにできる効率化・コストダウンはオーナーWEBアプリの導入だった。
- 最近はオーナー様の代替わりも進んできて、新しい若い世代のオーナー様からは「報告書は紙ですか？」と言われるケースも多いですね。これだけIT環境が整っている時代、収支報告などの大切な情報がポストに投函されることには抵抗があるのでしょう。また、管理サービスを提供する我々からしても郵送報告の無駄を以前から痛感していました。当社では約300人の賃貸オーナー様とお付き合いをいただいているのですが、送金明細データの出力から発送まで毎月多くの時間とコストを費やしています。元々存在するデータをそのままオーナー様に配信できれば中間の無駄を全て排除できるわけですから、オーナーアプリの導入は必然でした。そこで複数のオーナーアプリを検討した結果、コストパフォーマンスに一番優れているオーナーズクラウドを導入することに決めました。一度に全てのオーナー様のご理解をいただくことは難しいと感じていましたので、まずは遠方のオーナー様から順次切り替えを行っています。全てのオーナー様に導入いただくまでの時間を考えると、ランニングコストが安いオーナーズクラウドはありがたいですね。
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- 次世代のオーナー様との関係づくりにも効果を発揮。相続対策としての一面も。
- 当社では、オーナー様の相続対策のサポートに従来より力を入れてきました。相続対策のサポートとは、オーナー様の不動産という資産を円滑に次世代に継承していただくためのお手伝いなのですが、オーナー様だけでなく、次世代のご子息やご息女の方々との信頼関係をいかに早い段階から構築していくかが非常に重要です。これを怠ると相続発生によるオーナーチェンジの際、他社に管理を移管されかねません。親の不動産に関してはノータッチであった次世代の方々にも早くから（現オーナー様がご存命のうちから）、賃貸経営についてだったり、当社の管理サービスについてであったりを知っていただく、学んでいただく機会が必要だと感じています。オーナーズクラウドの導入を進めていると、高齢のオーナー様でスマホなどの情報機器を使い慣れていらっしゃらない方も少なくありません。そういった際には、息子さんや娘さんにマイページを開設していただき、オーナー様と一緒に収支報告を見ていただいたり、補修工事の報告を見ていただいたりしています。そうすることで、自然な流れで親から子へ不動産経営のバトンタッチが行われていきますし、当社の存在やサポート体制などについても認識を深めていただくことができます。単に効率化として紙の報告書をWEBに切り替えるだけでなく、相続対策の準備としてもオーナーズクラウドは活用できると感じますね。
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- メンテナンス報告にも活用することでオーナー様からの後日確認が大幅に減少。
- オーナーズクラウドは自社独自の様々なレポートを自由に配信できるので、当社では送金明細の配信だけでなく、補修工事などのメンテナンス情報もレポートとして配信しています。今までは、オーナー様に電話やメールで報告し、写真なども別途お送りしていましたが、年末になると「この支出は何の工事でしたっけ？」なんていうお問い合わせがよくあって、これを調べてお伝えしたりする手間が度々発生していました。オーナーズクラウドでメンテナンス報告を行っているオーナー様からはそういったお問い合わせがなくなりましたね。オーナーマイページ上で過去のレポートを効率よく閲覧いただけますので、当社にお問い合わせいただく必要もありませんし、当社もオーナー様への配信情報が一元管理できますので非常に効率的だと感じています。
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- 今後は社外ユーザーアカウントの活用で協力業者も含めてDXを推進。
- 社外ユーザーアカウントは特に使い勝手がいいですね。電気、水道、換気扇・・、様々な協力業者の方々と管理物件の工事対応などでお付き合いをいただいていますが、通常、メンテナンス工事が必要な場合は、協力業者現調⇒当社へ報告/見積⇒当社の社員現調⇒オーナー様へ報告/見積⇒発注といった流れで業務が進んでいきます。これではスピーディーな対応ができず、入居者の方をお待たせしてしまうことにもなりかねません。オーナーズクラウドの社外ユーザーアカウントを協力業者さんに発行すれば、協力業者さんが現調後にオーナー様向けの報告/見積をレポート配信して即座に決済をいただくことも可能ですし、社外ユーザーアカウントの権限をレポート下書きまでに制限しておけば、一旦当社で内容を確認、修正してオーナー様に配信することも可能です。現調の回数も減らせますし、報告や見積の行き来も減らせます。今まで協力業者さん毎にメールで報告をいただいたり、FAXだったりと情報がバラバラだったものを集約できる点も効率的だと思います。まだトライアルの段階ですが、繁忙期明けの協力業者会の場で、今後はオーナーズクラウドの社外ユーザーアカウントの導入を進めることを発表し、協力をお願いする予定です。協力業者の皆さんの業務効率化にも大いに役立つと思っています。
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- 社会貢献と本業シナジーも見据えた新サービスにも活用。
- 今春より新たにスタートするサービス「MUSUBIサポート」にオーナーズクラウドを活用しています。このサービスは高齢者世帯とそのご家族向けのサービスで、高齢者世帯の方の水回りや電気、ガス、鍵などのトラブル対応を365日24時間体制で行うものです。オプションとして配食サービスや買い物代行などの生活支援サービスや不動産に関する様々なサービスもご用意しています。地域密着の不動産事業者として、超高齢社会の課題解決にお役に立てることはないか？という発想から生まれたサービスです。サービスの提供自体は高齢者世帯の方向けですが、サービスのご契約者はその息子さんや娘さんといった子世代の方となります。高齢者との商取引上のトラブルや、高齢者をターゲットにした犯罪が増加している中、子世代の方からのご依頼でサービスを提供することで、安心をお届けしたいと考えています。オーナーズクラウドは、ご契約者である子世代の方への各種報告に活用しているのですが、動画や画像の配信もできますし、チャットなど全ての機能を効果的に活用することでサービスのクオリティを更に向上することができます。オーナー様向け以外のサービスにも活用できるオーナーズクラウドのおかげで、新たにシステムを開発するなどのコストや手間を一切かけずに済みました。
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- ここ数年で我々の業界も風向きが変わってきたなと実感しています。オーナー様の世代交代も進み始め、今までのオーナー世代と若いオーナー世代との間の価値観の違いや、不動産に関する考え方の違いが鮮明になってきている中、不動産会社としての役割も大きく変わってきていますし、変わっていなければいけないと感じています。情報の質とスピードが益々求められる時代に対応し続けられるよう、今後も更なる業務の効率化とサービスアップのためにDXを推進していきたいと思います。
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