賃貸管理部門の業務効率化のために導入。郵送業務を月間5～6時間削減。
株式会社エイトホーム
- 賃貸管理部 兼 呉駅前店 店長
- 前田 力様
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- 賃貸管理部門の業務効率化のために導入。郵送業務を月間5～6時間削減。
- 毎月の収支報告書の発送業務を昨年までは一人で行っていたのですが、繁忙期などが重なると他の業務の支障にもなりますし、郵送というアナログな業務からの脱却が課題でした。オーナーズクラウドを導入してからは毎月の印刷、発送業務が5～6時間削減できています。年間で見ると２週間分くらいの時間の削減になるので大きいですね。空いた時間を他の業務に回せるなど、業務効率化は一つの業務に留まらない波及効果があると実感しています。
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- オーナー様とのやり取りを社内で集約化。
対応履歴共有で未対応リスクも軽減。 - 以前はオーナー様ごとに郵送だったり、メールだったりと、様々なコミュニケーション手法で個別に対応していたのですが、これでは社内での情報共有が難しく、オーナー様との間にディスコミュニケーションリスクが生じてしまいます。オーナーズクラウド導入後は、誰が、いつ、どのオーナー様に対してどのような対応を行ったのかを全社で共有できるようになりましたので、そのような心配がなくなりました。また当社では、オーナー様の承諾が必要な簡単な業務はチャット機能（コミュニケーション機能）を活用して行っていますが、画像やPDFを簡単に遅れるため、電話やFAXなどに比べて大幅に時間や手間の削減ができています。対応履歴も全社員で確認、共有できるためトラブル防止にも役立っていますね。
- オーナー様とのやり取りを社内で集約化。
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- オーナー様の利用率は70％。サポートレスでオーナー満足度も向上。
- オーナーズクラウドで収支報告書などをご覧いただいているのは、全オーナー様のうち約7割です。法人オーナー様やご高齢でスマホなどをご利用でない一部のオーナー様以外は比較的スムーズに導入いただけました。スマホの操作などに不慣れなオーナー様にはご来社時に操作をお教えしたりもしましたが、その後はご質問いただいたりすることは全くありませんね。実はオーナーズクラウドがWEBアプリ（ブラウザ上で動作するアプリケーション）なのも気に入っている点の一つなのですが、ダウンロード型のアプリだと機種変更の都度アプリをダウンロードしていただかないといけませんし、バージョンアップの際にはアプリの更新もお願いしないといけません。オーナー様は管理会社に問い合わせてきますので、サポートの手間が増えることを危惧していました。オーナーズクラウドはサポート負担がほとんどないところがいいですね。ご利用いただいているオーナー様からも非常に好評で、いつでもスマホで情報を確認できるし、当社とのやり取りも簡単なので便利になったと。ご不満の声は今のところいただいていませんので、今後は利用率100％を目指していきたいですね。
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- 定期点検報告は現場から。効率化と動画配信で管理の差別化を実現。
- オーナーズクラウドのレポート機能を利用して定期点検報告を実施しています。以前は定期点検報告も紙で行っていたのですが、今は現場で動画や写真を撮影して、そのままレポートをオーナー様宛に配信しています。帰社して報告書を作成して郵送する手間もありませんし、動画配信ができるのでオーナー様の満足度も高まり、管理メニューの差別化にも繋がっています。何か不具合があったときなども現場で報告がすぐにできますし、動画や写真でエビデンスも残せますので、後々の業務もやり易いですね。オーナー様との言った言わないなどのトラブル予防にもなりますし。現場の社員の負担も減り、オーナー様の満足度も向上していると感じています。
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- 投資家向けの物件情報配信にも活用。管理受託とのシナジーも期待。
- 戸建てやアパートなどの収益物件を購入される若い世代のオーナー様が増えてきています。当社に会員登録いただいた方にはメールなどで物件情報を配信しているのですが、これを今後はオーナーズクラウドに切り替えていく予定です。メールで送っても見ていただけなかったり、後でそのメールを探す手間などがオーナー様側に発生してしまいます。成約率を上げるためには、定期的な情報発信と情報の管理のしやすさ、コミュニケーションのスピードが重要になってきますので、2022年4月にオーナーズクラウドを活用した投資家向けマイページをリリースし、これらを実現していきたいと思います。動画や写真も簡単に配信できますので、より多くの情報を素早くお届けしていきたいですね。また、若い世代のオーナー様はメールやLINEなどで情報を送って欲しいと必ず言われますし、紙での報告は嫌がられる傾向があります。当社で成約いただいたオーナー様には、ペーパーレスの管理業務報告もご案内できますので、管理受託についてもシナジーが発揮できるものと非常に期待しています。
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- オーナーズクラウドの高いコストパフォーマンスに満足。
- 不動産関連の業務アプリケーションは、料金が比較的高いイメージがあります。しかも毎月発生するコストですので、様々な業務アプリケーションを複数利用しているとそれなりに負担が大きく、業務効率化とコスト削減のバランスが取れていないという結果に陥りかねません。オーナーズクラウドは当社だけでなくオーナー様にも必要十分な機能が揃っていて、尚且つ低料金であるところが助かっています。郵送コストは削減できてもオーナーアプリの毎月の費用がそれ以上に大きいとなると本末転倒ですからね。それとオーナー様向けのサービスでありながら、投資家や入居者向けなどにもカスタマイズして使用できるところもいいですね。複数のマイページを運用しても料金が変わらないのは良心的だと思います(笑)。
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- 株式会社エイトホーム
代表取締役 澤井 弘徳 様 - 不動産業界ではDX化が今後益々進んでいくと思いますが、当社も数年前より従来業務の課題を抽出し、効率化だけでなく、オーナー様をはじめとしたお客様の利便性の向上を前提に改革を進めてきました。オーナーマイページの導入はその先駆けで、2年前よりオーナーズクラウドを利用しています。コスト面での効率化はもちろん、社員の負担軽減やオーナー様の満足度の向上にも繋がっていますので、今後も積極的にDXの推進に取り組んでいきたいと思います。
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